Ilmaiset laskupohjat

• Laskupohja
• Tarjouspohja
• Invoice: laskupohja englanniksi
• Hyvityslasku pohja
• Proformalaskupohja
• Veloituslasku pohja

Mikä on Laskupohja?

Laskupohja on ennalta suunniteltu kehys laskulle. Sen päätarkoitus on helpottaa laskun luomista. Laskupohja on yleensä muokattavissa, mukautettavissa ja ladattavissa. Se helpottaa käyttömukavuutta ja tietojen yhdenmukaisuutta, sillä laskua laativa yritys voi käyttää räätälöityä laskupohjaa, johon yrityksen tiedot on täytetty etukäteen.

Kuinka Laskuttaa Asiakasta Laskupohjaa Käyttämällä

Yleensä asiakasta laskupohjan avulla laskuttaessa käydään läpi seuraavat vaiheet.

1. Päivitä Laskupohjan Perussisältö

   Laskun perussisältöön kuuluvat myyjän ja asiakkaan tiedot, yhteystiedot, laskun päivämäärä, tuotteiden tai palvelujen kuvaus, asiakkaalle toimitettu määrä, asiakkaan kanssa sovittu hinta, sovellettava ALV-kanta ja ALV:n määrä, laskussa pyydettävä kokonaissumma, sekä kaikki muut tiedot, jotka liittyvät myyntitapahtumaan.

   Tietojen tulee olla täydellisiä, tarkkoja ja vapaita laskuvirheistä tai muista yleisistä epätarkkuuksista.

   Samalla tavoin laskun sisältöä on tuettava tarvittaessa luotettavilla lähdedokumenteilla. Esimerkiksi laskun oikeellisuuden varmistamiseksi laskutettavan tuotemäärän tulisi olla sama kuin liiketoimintasopimuksessa mainittu määrä.

2. Liitä tai Tulosta Lasku ja Lähetä se Asiakkaalle

   Mikäli yritys päättää lähettää sähköisiä laskuja asiakkailleen, suoritettavat vaiheet sisältävät tiedoston lataamisen sähköposti-ikkunaan, sähköpostiosoitteen ja sisällön kirjoittamisen ja laskun lähettämisen asiakkaalle. Toisaalta, jos yritys valitsee fyysisen laskun lähetystavan, lasku tulostetaan ja laitetaan kirjekuoreen. Saajan liiketilojen osoite kirjoitetaan kuoreen, ja lasku lähetetään postitse asiakkaalle.

Analysoi, Onko Laskupohjan Tiedostomuotoa Tarpeellista Muuttaa

Yrityksellä on mahdollisuus muuttaa laskupohjan tiedostotyyppiä halutessaan. Esimerkiksi, jos yritys on ladannut Word-tiedoston ja päivittänyt sen sisältöä, se voi haluta muuntaa Word-muodon PDF-muotoon. PDF-muotoa käytetään laskutusprosessissa yleisemmin.

Laskulle voi olla olemassa useita tiedostomuotoja. Seuraavaksi käsittelemme niitä.

Laskumuodot

Laskuja voidaan valmistella useissa eri tiedostomuodoissa. Näitä ovat muun muassa PDF, Excel, Word, Google Docs, Google Sheets ja niin edelleen. Yrityksellä on vapaus valita mikä tahansa kyseisistä laskumuodoista. Kuten kuitenkin aiemmin mainittiin, PDF on yksi yleisimmin käytetyistä laskumuodoista. Tämä johtuu seuraavista seikoista.

Miksi PDF-laskupohjaa Pidetään Parhaana?

Seuraavat ominaisuudet tekevät PDF-laskuista yhden parhaista laskumalleista.

• Paras Sähköpostitoimituksiin

  PDF-muotoa pidetään yhtenä turvallisimmista liitteistä. Sen vuoksi sitä ei todennäköisesti estetä sähköpostialustoilla. Tämä puolestaan helpottaa tiedonkulkua myyjän ja ostajan välillä.

• Yleinen Yhteensopivuus

  Asiakkaat voivat katsella PDF-tiedostoa milloin tahansa ilman, että heidän täytyy ostaa lisäohjelmistoja. Tämä johtuu siitä, että PDF-laskumuotoa tukevat kaikki käyttöjärjestelmät, kuten Windows, MacOS, Linux, iOS sekä Android.

• Muotoilun Säilyminen

  Tiedoston muotoilu ja ulkoasu pysyvät muuttumattomina PDF-tiedostoa käytettäessä. Tämä varmistaa, että laskun vastaanottaja näkee alkuperäisen sisällön ja ulkoasun sellaisena kuin se alunperin luotiin.

• Helppo Tulostaa Paperille

  PDF-laskun suuri etu on, että sen tulostus onnistuu yhdellä painalluksella. Käyttäjän ei tarvitse asettaa paperimuotoja manuaalisesti, sillä tulostimet säätävät automaattisesti PDF-sivun marginaalien asetusten mukaisesti. Tämä lisää PDF-laskujen helppokäyttöisyyttä.

• Helppo Mukauttaa

  PDF-dokumentin sisältöä on helppo muokata. Esimerkiksi laskupohjaa voidaan päivittää yrityksen logon, ulkoasun, teeman, suunnittelun tai minkä tahansa muun laskun elementin osalta. PDF-dokumenttiin voidaan myös lisätä hyperlinkkejä ja muita lisätietoja.

Kaikki mainitut ominaisuudet tekevät PDF-laskusta yhden yritysten yleisimmin käyttämistä laskupohjista.

Mikä on Eritelty Laskupohja?

Eritelty laskupohja tarkoittaa, että laskussa annetaan yksityiskohtainen erittely tuotteista ja/tai palveluista. Erittely sisältää eritellyt kuvaukset sekä vastaavat kustannukset tuotteista. Laskun kokonaissumma saadaan, kun jokaisen tuotteen ja palvelurivin summa lasketaan yhteen.

Yksityiskohtainen erittely on hyödyllinen tarkastelussa ja sovittelussa, sillä se auttaa varmistamaan liiketoiminnan kirjanpidon tarkkuuden ja täydellisyyden.

Yhteenveto

Lyhyesti, laskupohja on muokattavissa oleva, mukautettava, säädettävä ja ladattava tiedostomuoto, jota käytetään laskun laatimiseen. Pienyritykset käyttävät yleisesti laskupohjaa, koska se on helppokäyttöinen ja edullinen. Lisäksi laskun laatimiseen ei tarvita monimutkaisia ohjelmistoja.

Osana laskutusprosessia laskupohja ladataan, mukautetaan, päivitetään ja lähetetään sitten asiakkaille. Eri laskupohjamuotoja ovat muun muassa PDF, Excel, Word, Google Docs ja muut.

PDF-muotoa käytetään yleisemmin ympäri maailmaa sen erinomaisten ominaisuuksien vuoksi. Näitä ominaisuuksia ovat sen helppokäyttöisyys, vähäinen sähköpostialustoilla estetyksi tulemisen riski, helppo tulostettavuus ja helppo saatavuus. Yritys voi halutessaan valita laskupohjan, jossa on yksityiskohtainen erittely. Tämä erittely helpottaa tarkastelua ja ymmärtämistä sekä auttaa laskun sisällön sovittelussa.